Dopuszczenie równoważności – obowiązek, czy fikcja?

Jednym z kluczowych fundamentów systemu zamówień publicznych jest zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Ustawodawca wyposażył zamawiających w narzędzia umożliwiające precyzyjne opisanie swoich potrzeb, ale równocześnie nałożył obowiązek dopuszczania rozwiązań równoważnych, jeśli zamawiający posługuje się odniesieniem do znaku towarowego, producenta lub konkretnego produktu.

W praktyce jednak zadajemy sobie pytanie:
Czy dopuszczenie równoważności to rzeczywista możliwość, czy tylko formalna fikcja? 🤔

⚖️ Co mówi ustawa? Zgodnie z art. 99 ust. 5 ustawy PZP
„Przedmiot zamówienia można opisać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”..”

Co więcej, zamawiający powinien wskazać minimalne wymagania, jakim musi odpowiadać produkt równoważny, oraz sposób, w jaki równoważność zostanie oceniona.

Problem leży jednak w tym, że w praktyce zamówień publicznych spotykamy sytuacje, w których zamawiający:
🔴 wskazuje konkretny produkt lub nazwę producenta bez wyraźnego dopuszczenia równoważności,
🔴 wpisuje do opisu magiczne słowa „lub równoważne”, ale nie określa żadnych parametrów tej równoważności,
🔴 tak formułuje wymagania, że w istocie tylko jeden konkretny produkt może im sprostać,
🔴 ulega presji dostawców mediów lub producentów, którzy wymuszają wskazanie „swojego” rozwiązania w dokumentacji projektowej.

W efekcie – dopuszczenie równoważności staje się pozorne, a więc niezgodne z ustawą.

Naruszenie obowiązku dopuszczenia równoważności może skutkować:
🔴 unieważnieniem postępowania (na skutek odwołania do KIO),
🔴 zarzutem naruszenia zasady uczciwej konkurencji w ramach kontroli UZP, RIO, NIK lub KE,
🔴 koniecznością zwrotu środków unijnych (jeśli postępowanie jest współfinansowane),
🔴 odpowiedzialnością osób zaangażowanych w przygotowanie postępowania (np. na gruncie dyscypliny finansów publicznych).

Nie oznacza to, że zamawiający zawsze musi dopuścić dziesiątki różnych zamienników. Są sytuacje, gdy wskazanie konkretnego produktu może być uzasadnione, np.:
✅ integracją z istniejącym systemem,
✅ ograniczeniami technologicznymi,
✅ koniecznością zapewnienia spójności z wcześniejszymi etapami inwestycji,
✅ bezpieczeństwem użytkowania.

Ale nawet wówczas – konieczne jest sporządzenie uzasadnienia, a najlepiej, dołączenie analizy, że tylko jedno rozwiązanie faktycznie spełnia wymagania.
Zamawiający powinien też pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za wybór takiej drogi, również w przypadku kontroli pokontrolnej!