Procedura otwarcia ofert – jak wygląda?

Klienci często zastanawiają się nad tym, co dzieje się „po otwarciu ofert”. Choć etap składania dokumentów i terminów wydaje się najbardziej stresujący, to właśnie procedura oceny ofert potrafi być najbardziej złożona i kluczowa z punktu widzenia interesów wykonawców.

Dziś uporządkujmy ten proces i pokazać, jak w praktyce wygląda badanie ofert przez zamawiającego – od wyjaśnień, przez ocenę rażąco niskiej ceny, po końcowy wybór propozycji najkorzystniejszej.

🔍 Ocena ofert – co robi zamawiający po otwarciu kopert?
Procedurę oceny reguluje ustawa PZP, a konkretnie art. 223–226. Obejmuje ona cztery podstawowe czynności:
🔹Wyjaśnienia treści ofert i poprawa omyłek
Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień co do treści ofert i dokumentów. Jednocześnie zobowiązany jest do poprawienia oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych oraz innych błędów, o ile nie prowadzą do istotnych zmian oferty.
🔹Weryfikacja rażąco niskiej ceny
Jeśli cena wydaje się nierealna w stosunku do przedmiotu zamówienia, zamawiający musi wezwać wykonawcę do wyjaśnień. Brak przekonujących danych może skutkować odrzuceniem oferty.
🔹Doliczenie VAT
W przypadku, gdy oferta nie zawiera podatku VAT (np. w ofertach zagranicznych), zamawiający dolicza VAT we własnym zakresie – aby zapewnić równość traktowania.
🔹Weryfikacja przesłanek odrzucenia oferty
Zamawiający analizuje, czy występują podstawy do odrzucenia oferty. Jeśli którakolwiek z przesłanek ustawowych jest spełniona, oferta nie podlega dalszej ocenie.

🎯 Szczególną uwagę warto poświęcić sytuacjom, w których zamawiający wzywa do ponownego wyjaśnienia treści oferty – zwłaszcza w kontekście rażąco niskiej ceny. W tym zakresie wypowiedziało się już wielokrotnie KIO.

➡️ Art. 224 ust. 1 ustawy PZP nie ogranicza liczby wezwań do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Ale… ponowne wezwanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pierwsze wyjaśnienia były rzetelne, lecz wymagają doprecyzowania. W tym temacie polecam wczorajszą prezentację Dawid Studencki, w której omawia dokładnie to zagadnienie – link w komentarzu pod postem 🙂

🧭 Kilka dodatkowych uwag
📌 Zamawiający nie negocjuje – nie może modyfikować treści oferty ani sugerować jej zmian, chyba że ustawa to wyraźnie przewiduje (np. tryb negocjacyjny).
📌 Wykonawca musi być gotowy na związanie ofertą – terminy wynikają z art. 220 i 307 PZP. W razie przedłużenia terminu potrzebne jest pisemne oświadczenie i ewentualne przedłużenie wadium.
📌 Profesjonalizm działa w obie strony – rzetelnie przygotowana oferta z precyzyjnymi wyjaśnieniami to dowód wiarygodności wykonawcy.